Facturar en Excel: 5 riesgos y por qué pasar a un software VeriFactu

Muchos autónomos comienzan usando plantillas en Excel o Word porque “es gratis y conocido”. Pero cuando llegan los cambios normativos (factura electrónica B2B y VeriFactu), ese método manual se convierte en fuente de errores, sanciones y pérdida de tiempo. A continuación, te mostramos 5 riesgos clave y por qué dar el salto a un software de facturación adaptado a VeriFactu es la mejor decisión.

1. Riesgo de incumplimiento legal

Una plantilla en Excel no genera XML oficial, no firma digitalmente tus facturas y no incorpora el QR de verificación que Hacienda exigirá a partir de 2026. Si sigues con Excel te arriesgas a:

• Multas por no incluir código QR VeriFactu.
• Rechazo de facturas electrónicas B2B.

Multas por falta de QR VeriFactu

La normativa establece sanciones económicas si tu factura carece del código QR que permite la verificación en tiempo real.

2. Falta de trazabilidad e inalterabilidad legal

Con Excel no existe un registro auditable que cumpla los requisitos de integridad e inalterabilidad de la normativa VeriFactu (Real Decreto 254/2025). Sin un sistema certificado puedes enfrentarte a:

• Modificaciones no registradas: cualquier cambio en la factura no deja rastro oficial.
• Imposibilidad de aportar logs o evidencias en una inspección de Hacienda.

Inspecciones sin evidencia

Durante una inspección, Hacienda puede solicitar logs de emisión y modificación. Sin un programa certificado, no podrás demostrarlos.

3. Pérdida de tiempo y procesos manuales

Copiar y pegar, reenviar correos, archivar PDFs… todo ello se traduce en horas invertidas en tareas administrativas. Un software adecuado:

• Crea y gestiona tus conceptos frecuentes para agilizar la creación de trabajos y facturas.
• Configura el servidor de email para el envío de documentos.
• Exporta tus facturas, diario de apuntes y otros datos del programa.

4. Seguridad y accesibilidad en la nube

Si trabajas con Excel en local, un fallo de disco o un despiste pueden borrarte años de facturación. Nuestro programa guarda tus datos en la nube, con copias de seguridad y acceso 24/7 desde cualquier dispositivo.

5. Cumplimiento automático de VeriFactu

Olvídate de formatos, firmas y envíos manuales. Cada vez que creas una factura, el sistema:

• Incluye el Código QR y la leyenda oficial.
• Transmite el registro a la AEAT en tiempo real.

Contacto y prueba gratuita

¿Tienes dudas o quieres ver una demo real con tus datos? Escríbenos a programafacturacion@tunerasoft.com o prueba gratis durante 14 días sin compromiso. En menos de 5 minutos estarás emitiendo tu primera factura electrónica con VeriFactu integrado.